Undertaking

UNDERTAKING

Objektif
Membantu pihak pengimport membawa barangan yang perlu ditahan ke gudang atau tempat loading milik mereka sendiri untuk di simpan di tempat tersebut sehingga dilepaskan oleh Pegawai Berkuasa.

Tujuan
1. Konsaimen tersebut memerlukan penyimpanan yang khusus seperti bilik sejuk dan sebagainya.
2. Bagi tujuan pemeriksaan yang menyeluruh (100%)
3. Bagi tujuan relabelling (kesalahan pelabelan)
4. Tiada kemudahan tempat pemeriksaan dan penahanan yang sempurna – Pihak Kesihatan
5. Untuk tujuan relabelling, reprosessing dan reconditioning.

Perundangan :
Seksyen 4(13) Akta Makanan 1983
“Apa-apa makanan yang disita boleh atas opsyen seorang Pegawai Berkuasa disimpan atau distor dalam premis dimana makanan itu disita atau boleh atas arahan seorang Pegawai Berkuasa dialihkan kemana-mana tempat yang difikirkan patut.”


Proses Undertaking

A. Pihak Pengimport
1. Pihak pengimport melalui agen yang dilantik akan buat permohonan Undertaking. (Import 1)

2. Maklumat yang diperlukan dalam Import 1
 Destinasi yang dituju
 No Borang Kastam 1
 Keterangan makanan
 Kuantiti / konsaimen
 Jenis barang / konsaimen
 Jenis bungkusan
 Tanda / jenama
 Berat dan nilai
 Negara asal
 Tarih konsaimen tiba
 No lori dan kontena
 Nama orang yang dihubungi di tempat barang loading (kontek person)
 Alamat, no telefon, no fax Pejabat Kesihatan yang berkaitan
 Tarikh



3. Agen akan tandatangani Borang Import 1 (bagi pihak pengimport) dan serahkan pada Pegawai Berkuasa Bersama Borang Kastam.

4. Setelah menerima kebenaran dari Pegawai Berkuasa (Import 2), pihak agen haruslah memastikan borang tersebut sampai kepada Pegawai Berkuasa di Pejabat Kesihatan yang berkenaan(melalui pemandu).

5. Pihak agen akan memaklumkan pada pihak pengimport untuk memaklumkan kepada Pegawai Berkuasa dengan membawa salinan undertaking yang dikirimkan melalui pemandu.


B. Pegawai Berkuasa Pintu Masuk

1. Setelah menerima permohonan melalui Borang Import 1 daripada pihak agen, iaitu wakil pengimport, dokumen tersebut akan diperiksa dengan teliti.

2. Konsaimen tersebut akan diperiksa, sampel akan diambil jika perlu. Persampelan akan dibuat mengikut kehendak undang-undang.
i. Seksyen 5(2) : “Seseorang pegawai berkuasa boleh dimana-mana tempat meminta dan memilih serta mengambil atau mendapatkan sampel bagi maksud analisis tanpa bayaran daripada mana-mana pengilang yang membuat makanan untuk jualan atau daripada mana-mana pengimport apa-apa makanan atau daripada pengkhidmatnya”
ii. Seksyen 5(3) : “Mana-mana pegawai berkuasa itu boleh menghendaki orang itu atau agen atau pengkhidmatnya supaya menunjukkan atau membenarkan pemeriksaan akan bungkusan dalam mana makanan itu disimpan pada masa itu dan mengambil daripadanya sampel yang diminta”
iii. Peraturan 4 : “Prosedur mengambil sampel makanan bagi analisis fizikal dan kimia”
iv. Peraturan 5 : “ Prosedur mgngambil sampel makanan bagi analisis mikrobiologi”

3. Keluarkan surat undertaking – Lihat lampiran
i. Borang Import 2
ii. Borang For Official Use Only
iii. Borang Import 3
iv. Borang Import 4
• Kesemua borang berkenaan hendaklah dibuat dalam empat salinan
- untuk simpanan agen
- untuk pengimport
- untuk Pejabat Kesihatan yang berkaitan
- untuk simpanan pejabat sebagai rujukan


4. Pegawai Berkuasa Pintu Masuk perlu memaklumkan maklumat-maklumat seperti dibawah kepada Pegawai Berkuasa di Pejabat Kesihatan (melalui surat undertaking)
i. Keterangan makanan
ii. Jumlah dan Jenis bungkusan
iii. Jenama dan tanda
iv. Berat
v. Negara asal
vi. Tarikh sampai
vii. Tarikh berlepas
viii. No lori dan kontena
ix. Nama, alamat dan no tel importer atau kontek person
x. Tindakan yang telah diambil
xi. Nyatakan arahan yang perlu dibuat oleh Pegawai Berkuasa Pejabat Kesihatan.


5. Konsaimen tersebut akan diseal dengan seal timah dan dawai. Notis Penyitaan makanan akan dikeluarkan (sila rujuk lampiran) dan dilampirkan bersama-sama surat undertaking. Bagi lori yang menggunakan kanvers, sekurang-kuranya 8 biji seal digunakan.

6. Pegawai berkuasa perlu masukan surat undertaking tersebut kedalam evvelop dan lak dengan lak KKM dan alamatkanya pada Pegawai Berkuasa Pejabat Kesihatan yang berkaitan.

7. Pegawai Berkuasa Pintu Masuk juga dikehendaki faxkan satu salinan surat undertaking kepada Pegawai Berkuasa Pejabat Kesihatan berkaitan, supaya mereka dapat membuat persediaan dan tindakan selanjutnya.

8. Pegawai Berkuasa pintu masuk mesti memaklumkan keputusan analisa kepada Pegawai Berkuasa Pejabat Kesihatan berkaitan.


C. Pegawai Berkuasa Pejabat Kesihatan

1. Setelah menerima fax atau Import 2 yang dikirimkan melalui pemandu kenderaan tersebut beliau perlu menyemak dokumen tersebut dan pastikan apakah tindakan yang telah di ambil oleh Pegawai Berkuasa Pintu Masuk dan seterusnya menyemak tindakan yang perlu diambil olehnya melalui arahan yang dinyatakan dalam Import 2.

2. Pegawai Berkuasa Pejabat Kesihatan perlu ke tempat barang atau konsaimen tersebut di simpan untuk membuka seal untuk kerja-kerja pemunggahan.

3. Pegawai tersebut boleh mengambil sampel sekiranya sampel belum diambi oleh Pegawai Berkuasa Pintu Masuk dan sebaliknya.
4. Pegawai tersebut akan memaklumkan tindakannya terhadap konsaimen tersebut melalui Borang for Official Use Only. Beliau boleh mengirimkannya melalui pos atau faxkan surat tersebut.

5. Pegawai tersebut akan menunggu keputusan analisa daripada Pegawai Berkuasa Pintu Masuk untuk tindakan selanjutnya.

6. Pegawai berkuasa pejabat kesihatan perlu melaksanakan arahan yang diberi oleh Pegawai Berkuasa Pintu Masuk setelah beliau menerima slip pelesan / rejection bersama dengan sjil keputusan analisa dari makmal atau beliau sendiri yang menerima keputusan tersebut. Sebarang tindakan yang dibuat mesti memaklumkan kepada kedua-dua pihak.



D. Undertaking bagi tujuan Relabelling, Reprocessing dan reconditioning

1. Proses permohonan adalah sama dan tindakan ke atasnya juga sama hanya permohonannya hendaklah di majukan kepada Ketua Pengarah seperti yang dikehendaki di bawah Seksyen 29(5) Akta Makanan 1983. ianya menggunakan Borang Import 6. Lihat lampiran.

2. Seksyen 29(5) : “Pengarah boleh menghendaki pengimport supaya melabel semula atau memproses semula atau memperbaiki mutu makanan itu di suatu kawasan yang ditetapkan di bawah penyeliaan seorang pegawai berkuasa untuk memastikan bahawa pelabelan semula, pemprosesan semula atau pembaikian mutu makanan itu mematuhi peruntukkan-peruntukkan akta ini.